Este proceso es uno de los mas importantes del sistema, ya que con él usted podrá:
Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los artículos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras:
Conteo de existencias de forma manual
Para realizar el conteo de existencias físicas de forma manual debe:
- Imprimir el reporte auxiliar para la toma de inventario
- En el menú vaya a Inventario|Reportes|Inventario Físico
- Seleccione el reporte Auxiliar en toma de inventario
- Haga clic en Imprimir
- Reparta las hojas entre las personas que contaran el inventario
- Las personas que contaran los artículos, deberán anotar las existencias de cada artículo
Conteo de existencias con lectora portátil
También puede realizar el conteo de existencias y almacenarlo en una lectora portátil, con la ventaja que la identificación del producto es usando el código de barras.
Para realizar el conteo de existencias usando una lectora portátil:
- Este proceso varía para cada modelo de lectora
- Inicialice el archivo o la memoria de la lectora
- Para cada artículo:
- Pase por el escáner el código de barras
- Escriba la existencia del articulo usando el teclado de la lectora
- Al terminar descargue la información de la lectora en un archivo de texto
Este paso consiste en borrar todos los documentos de toma de inventario, con el fin de poder almacenar los nuevos documentos.
Si realizó el conteo de artículos en forma manual deberá capturar cada hoja en el sistema.
Llamaremos "documento de toma de inventario" a cada una de las hojas en donde se escribieron las existencias físicas.
A cada documento usted deberá asignarle un folio.
- Escriba la clave
- Escriba la cantidad contada
Si el conteo de artículos se llevo a cabo mediante una lectora portátil deberá transferir la información de la lectora a un archivo de texto (ASCII), y después generar un documento de toma de inventario en base a ese archivo.
El formato del archivo deberá ser:
Código de barras del primer artículo
Cantidad del primer artículo
Código de barras del segundo artículo
Cantidad del segundo artículo
.
.
.
Código de barras del último artículo
Cantidad del último artículo
Los registros inválidos son los que el sistema marca con color azul y son aquellos que no están dados de alta en el Catálogo de artículos.
Este paso es muy importante, ya que es último para la realización de la toma de inventario.
Es necesario que se lleve a cabo después de que se hayan terminado de capturar todos los documentos, pues es donde se transfieren las existencias capturadas en los documentos de toma de inventarios al catálogo de artículos.
Además se realizan los movimientos necesarios al inventario mediante las entradas y salidas por ajuste.
Es importante mencionar que si un artículo se captura en dos documentos diferentes, el sistema considera la suma de las existencias como una existencia total.