Inventario

 

Es este módulo se puede realizar todos los procesos relacionados con el inventario. Las opciones disponibles son:

 

 

 

Catálogo de artículos y servicios

 

Acceso: Inventario|Artículos

 

Esta opción sirve para mantener actualizados los datos de los artículos

 

Al accesarla se presenta la siguiente ventana:

 

 

Para dar de alta un artículo

  1. Escriba la clave del nuevo artículo
  2. Escriba los datos que se piden
  3. Dar clic en grabar

 

Para moverse entre la fichas de la ventana puede utilizar las teclas [PgUp] y [PgDn].

 

Para modificar los datos de un artículo

  1. Escriba la clave del artículo que desea modificar 
  2. Modifique los datos que desee
  3. Haga clic en Grabar

 

Para borrar un artículo

  1. Escriba la clave del artículo que desea borrar
  2. Haga clic en Borrar

 

Para buscar un artículo

  1. Haga clic en el botón que aparece al lado derecho de la clave del artículo
  2. Escriba 1 palabra en cada cuadro de texto, de preferencia utilice las palabras mas descriptivas de la descripción del artículo.
  3. Los artículos cuya descripción incluya las palabras que Usted capturo aparecerán en la lista
  4. Seleccione el artículo que busca
  5. Presione [ENTER] o haga doble clic para capturar la clave del artículo en la ventana

 

NOTA IMPORTANTE Las columnas que aparecen en la búsqueda de artículos pueden cambiarse para que muestren la información que desee

 

Datos del catálogo de artículos

 

A continuación se describen los datos de la ventana de artículos

 

Nombre

Descripción
Clave Clave única de identificación del artículo. La clave puede contener números y letras
Descripción Nombre del artículo. La captura del nombre es muy importante, pues sobre esta descripción se buscará al momento de realizar búsqueda de artículos
Marca Marca del artículo 
Modelo Modelo del artículo 
Código de barras Código de barras del artículo, se recomienda capturarlo con un lector óptico aunque también puede teclearse.  
Unidad Unidad en que se vende el artículo normalmente. El sistema puede manejar varias unidades simultáneamente para el mismo artículo. 
Cantidad a vender Esta opción solo afecta el punto de venta. Indica cuantos artículos se venden normalmente (docenas, seis etc.), si se captura este campo el sistema captura esta cantidad automáticamente en la venta de caja.
Activo Solo afecta al Punto de Venta. Si el artículo esta activo, entonces esta disponible para venta. Si no esta Activo no se puede vender pero esta disponible para reportes y estadísticas de ventas
Línea Clave de la línea a la que pertenece el artículo. Para capturar este campo deben haber líneas definidas. 
Categoría Clave de la categoría a la que pertenece el artículo. Para capturar este campo deben haber categorías definidas.
Departamento Clave del departamento a la que pertenece el artículo. Para capturar este campo deben haber departamentos definidos.
Proveedor Clave del proveedor del artículo
Corte Y Solo afecta Punto de Venta. Indica las ventas del artículo deben presentarse en el corte. Se utiliza este campo para configurar el monitoreo de artículo
Ubicación física del artículo (estante, anaquel, etc.)
Mínimo  Mínimo inventario en almacén. Si captura este dato el sistema le puede informar cuando debe ordenar mas artículos
Máximo Máximo inventario en almacén. Si captura este dato el sistema le puede informar cuando debe ordenar mas artículos
ReOrden Cuantos artículos deben ordenarse.
Divisa Divisa en que se maneja el costo y precio del artículo
¿Es un servicio?  Indica si el producto es un servicio para no descontar existencias en el momento de vender.
¿Usa series?  Indica si debe capturarse el número de serie del artículo en ventas y compras.
Exento  Indica si el artículo esta exento de impuesto
%Imp1  Porcentaje de impuesto 1 del artículo
%Imp2  Porcentaje de impuesto 2 del artículo
Lista de precios  Precios de venta del artículo. Puede utilizar hasta 4 precios diferentes dependiendo del tipo de cliente.
Factor  Factor multiplicador para calcular el precio en base al máximo costo
Margen Margen para calcular el precio en base al máximo costo
Precio al publico  Precio de venta con IVA incluido
Máximo Costo  Costo para calcular los precios. Este dato es administrado automáticamente por el sistema en base a las compras.
Fecha Costo  Fecha de la última actualización del máximo costo
Proveedor 1,2,3 Lista de tres proveedores que tiene registradas compras. Se ordenan en base al costo
Estadísticas de ventas: Monto Importe de ventas del artículo en todo el año
Estadísticas de ventas: Cantidad Cantidad de artículos vendidos en todo el año
Estadísticas anuales de ventas: Ultima venta Fecha de la última venta del artículo
Estadísticas anuales de Compras: Monto Importe de compras del artículo en todo el año
Estadísticas anuales de Compras: Cantidad Cantidad de artículos comprados en todo el año
Estadísticas anuales de Compras: Última compra Fecha de la última compra del artículo

 

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Reporte de artículos

 

Acceso:Inventario|Reporte de artículos

 

Para imprimir reporte de artículos seleccione Reporte de artículos del modulo Inventario.

 

Las ventanas de reportes son : Catálogo de inventario, Lista de precios, Existencias y costos, Stock mínimo y máximo, Inventario físico, Ventas anuales, Reporte de búsqueda, Faltantes, Consultas avanzadas.

 

 

Imprimir reporte de artículos

Los siguientes pasos son validos para imprimir reportes en las ventanas de Catálogo de inventario, Lista de precios, Existencias y costos, Stock mínimo y máximo, Inventario físico, Ventas anuales y Faltantes.

  1. Seleccione la ventana de reporte.
  2. Seleccione el reporte que desea imprimir.
  3. Capture los datos necesarios para refinar el reporte.
  4. Haga clic en Imprimir

 

Reporte de búsqueda

Este reporte se utiliza para imprimir el resultado de una búsqueda de artículos. Por ejemplo si desea imprimir un reporte de todos los artículos que tienen en su descripción estas tres palabras: Foco, 60 watts y blanco.

  1. Seleccione el reporte que desea imprimir
  2. Seleccione el orden en que desea aparezcan los datos
  3. Capture las palabras sobre las que desea buscar
  4. Haga clic en Imprimir

 

Consultas avanzadas

Esta ventana se utiliza para definir nuevos reportes de usuario según la necesidad de cada empresa. En cuanto a la impresión de reportes funciona igual que las demás ventanas. Consulte el tópico Imprimir reporte de artículos para mas información.

 

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Clasificaciones

 

Acceso: Inventario|Clasificaciones|Línea,Familia,Categoría,Departamento

 

La clasificación consiste en definir conjuntos, o grupos de artículos según su tipo. Esto es especialmente útil cuando tenemos un catálogo extenso. De esta forma podemos, por ejemplo, imprimir un reporte con los artículos que pertenecen a un grupo en especifico o poder imprimir reportes de ventas por grupos o clasificación.

 

El sistema es capaz de manejar hasta 4 clasificaciones de artículos diferentes: Clasificación por línea, familia, categoría y departamento. Se pueden usar todas las clasificaciones simultáneamente o solo las que requiera. Se recomienda utilizar al menos una. Para clasificar los artículos es necesario definirlas antes como se muestra a continuación.

 

Alta de una clasificación

  1. Seleccione Clasificaciones del menú Inventario.
  2. Seleccione una clasificación del submenú: Líneas, Familias, Categoría o Departamentos
  3. Capture la clave de la clasificación
  4. Escriba la descripción de la clasificación
  5. Haga clic en Grabar. 

 

Una vez definidas las clasificaciones puede entrar a la ventana de artículos y seleccionar la clasificación a la que pertenece cada articulo.

 

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Múltiples códigos

 

Acceso:Inventario|Multiples códigos

 

Los códigos se barras es una  herramienta muy poderosa para agilizar el proceso de ventas. Con ayuda de un dispositivo óptico se pueden vender artículos sin necesidad de conocer su clave. Esto puede reducir el tiempo de registrar una venta a menos de la mitad. 

 

Cuando se da alta un artículo se puede capturar su código de barras. Sin embargo a veces se requiere utilizar varios códigos de barras para un solo artículo. El sistema le permite capturar tantos códigos de barras como  necesite. Si desea manejar más de un código de barras para un mismo artículo realice los siguientes pasos:

  1. En el menú de inventario seleccione Múltiples Códigos.
  2. Escriba la clave del artículo.
  3. Enseguida capture los códigos de barras en la lista Códigos
  4. Haga clic en Grabar

 

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Actualizar precios y costos

 

Para actualizar precios y costos se utilizan tres ventanas diferentes dependiendo del caso:

 

 

A continuación se describe su uso

 

Cambiar el costo de un artículo

Acceso:Inventario|Actualizar precios y costos|Actualizar Costos

 

  1. Escriba la clave del artículo.
  2. Cambie los campos de costo y las fechas de actualización
  3. Haga clic en Grabar

 

 

Actualizar Precios

Acceso:Inventario|Actualizar precios y costos|Actualizar Precios

 

  1. Escriba la clave del artículo

  2. Modifique los precios que necesite

  3. Haga clic en Grabar

 

 

Actualización masiva de precios y costos

Acceso:Inventario|Actualizar precios y costos|Actualización masiva de precios y costos

 

Esta ventana es útil cuando deseamos modificar los precios o costos de varios artículos. Tiene 7 funciones:

  1. Modificar margen o factor
  2. Modificar precio
  3. Modificar máximo costo
  4. Incrementar precio por porcentaje
  5. Incrementar precios en valor
  6. Incrementar máximo costo por porcentaje
  7. Incrementar máximo costo en valor

 

El primer paso para actualizar los datos es seleccionar los artículos que desea modificar, esto se hace haciendo una consulta de artículos por línea, familia, categoría, departamento o proveedor. En la siguiente figura se realizo una consulta de los artículos que pertenecen a la familia 10. Los artículos mostrados en las columnas es el resultado de la consulta y estos son los artículos que serán afectados. A continuación se explica cada una de la funciones.

 

 

Modificar margen o factor

  1. Seleccione los artículos que desea modificar
  2. Seleccione la función 1. Modificar Margen o Factor
  3. Seleccione los precios que desea modificar (Precio1,Precio2..). Para seleccionar un precio haga clic sobre el cuadro que aparece a la izquierda. Solo los precios que están marcados con una palomita podrán ser modificados.
  4. En los cuadros de Margen y factor escriba los nuevos márgenes o factores.
  5. Haga clic en Procesar

Modificar precio

  1. Seleccione los artículos que desea modificar
  2. Seleccione la función 2. Modificar Precio
  3. Seleccione los precios que desea modificar (vea la sección anterior)
  4. Escriba en los cuadros precios los nuevos precios
  5. Haga clic en Procesar

Modificar máximo costo

  1. Seleccione los artículos que desea modificar

  2. Seleccione la función 3. Modificar máximo costo

  3. Escriba el nuevo máximo costo

  4. Haga clic en procesar

 

Incrementar precios por porcentaje

  1. Seleccione los artículos que desea modificar

  2. Seleccione la función 4. Incrementar precios por porcentaje

  3. Escriba el porcentaje de incremento en los precios que desea modificar

  4. Haga clic en procesar

 

Incrementar precios en valor

  1. Seleccione los artículos que desea modificar

  2. Seleccione la función 5. Incrementar precios en valor

  3. Escriba el incremento en los precios que desee modificar

  4. Haga clic en procesar

 

Incrementar máximo costo por porcentaje

  1. Seleccione los artículos que desea modificar

  2. Seleccione la función 6. Incrementar máximo costo por porcentaje

  3. Escriba el porcentaje de incremento

  4. Haga clic en procesar

 

Incrementar máximo costo en valor

  1. Seleccione los artículos que desea modificar

  2. Seleccione la función 7. Incrementar máximo costo en valor

  3. Escriba el incremento del máximo costo

  4. Haga clic en procesar

 

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Actualización rápida

 

Acceso: Inventario|Actualización rápida

 

Esta ventana es útil para actualizar rápidamente información de un grupo de artículos.

La información de artículos que puede actualizar es: descripción, marca, modelo, departamento, línea, familia, categoría, ubicación, proveedor, máximo y mínimo.

 

Actualización rápida

  1. Escriba en los  cuadros de texto de buscar una pequeña descripción de los artículos buscados.
  2. Si lo desea puede escribir otra parte de la descripción para limitar aun más la búsqueda.
  3. Los artículos cuya descripción incluyan las palabras que escribió aparecerán en la parte de abajo.
  4. Modifique la información que desee.
  5. Haga clic en Procesar

 

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Ajuste de existencia

 

Acceso: Inventario|Ajuste de existencia

 

Esta opción nos permite hacer un ajuste de existencia rápido. Para ajustar existencia realice los pasos siguientes:

  1. Escriba la clave del artículo en el campo Clave.
  2. La ventana mostrará la información del artículo.
  3. Capture la nueva existencia en el campo Existencia Física.
  4. Haga clic en Ajustar.

 

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Artículos sustitutos

 

Acceso: Inventario|Artículos sustitutos

 

Esta opción nos permite definir conjunto de artículos que pueden ser intercambiables en el proceso de ventas. Por ejemplo supongamos que tenemos el producto A, asociado a B, y C (A, B y C son artículos sustitutos), al realizar una venta del  producto A, también podemos ofrecer B y C puesto que son equivalentes o similares.

 

Para definir artículos sustitutos siga estos pasos:

  1. Escriba en el campo Clave, el número del artículo.
  2. En la lista de la ventana se mostrarán todos sus sustitutos. 
  3. Capture en la lista los artículos que desea sean sustitutos.
  4. Haga clic en Cerrar.

 

Como utilizar los artículos sustitutos en ventas

Al momento de capturar, en registro de ventas, un artículo que tiene sustitutos aparece una lista con información de los artículos. Con ayuda de las flechas del teclado y el [ENTER] puede seleccionar el que desea

 

 

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Tipos de movimientos

 

Acceso:Inventario|Tipos de movimientos

 

Los tipos de movimientos son los diferentes movimientos que afectan al inventario, por ejemplo la factura y la remisión son dos movimientos de salida al inventario, por otro lado la compra es un movimientos de entrada al inventario.

 

Es posible definir nuevos movimientos al inventario según la necesidad de cada empresa, se recomienda mucha precaución al definir o modificar un movimiento de inventario, pues una mala definición puede llegar a afectar negativamente el manejo del mismo.

 

Definición de un movimiento al inventario

  1. Escriba la clave del nuevo tipo de movimiento.
  2. Capture su descripción.
  3. Seleccione el tipo de movimiento: Entrada si el movimiento es de entrada (genera una entrada al inventario), Salida si el movimiento es de salida.
  4. Seleccione si el movimiento debe tener clientes, proveedor o ninguno de los dos.
  5. Haga clic en Grabar.

 

 

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Registrar movimientos

 

Acceso: Inventario|Registrar movimientos

 

Esta opción nos permite registrar movimientos al inventario, para registrar un movimiento realice los siguientes pasos:

  1. Seleccione el tipo de movimiento.
  2. Capture el número de movimiento.
  3. Escriba la fecha del movimiento.
  4. Seleccione la divisa: pesos o dólares.
  5. Capture el tipo de cambio.
  6. Capture la información de los artículos que desea procesar.
  7. Haga clic en Procesar.

 

 

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Kardex de artículos

 

Esta ventana nos muestra todos y cada uno de los movimientos que se han registrado para un artículos. La información es presentada en forma de consulta que puede restringirse por un periodo de fecha, por capas con artículos disponibles, por movimientos de salida, o por movimientos de entrada. Además si lo desea puede imprimir la consulta en un reporte que puede adaptarse a las necesidades de su empresa.

 

Consultar el kardex de un artículo

  1. Capture la clave del artículo en el campo CLAVE.
  2. Enseguida la ventana mostrará la información de los movimientos del artículo, para ver una descripción de el significado de cada columna vea la tabla descripción de las columnas del kardex.
  3. Si desea restringir la consulta de los movimientos por un periodo de fechas, capture las fechas en los campos de Periodo y haga clic sobre el botón de la izquierda.
  4. Si desea solo ver las capas con artículos disponibles oprima el botón Capas Disponibles.
  5. Si desea solo ver los movimientos al inventario de salida, oprima el botón Salidas.
  6. SI desea solo ver los movimientos al inventario de entrada, oprima el botón entradas.
  7. Si desea imprimir el Kardex haga clic en Imprimir,  o si desea abrir la ventana de consulta haga clic en Hoja.

 

 

Descripción de las columnas del kardex

 

Columna Descripción
Fecha Fecha del movimiento
Folio Folio del movimiento
Entrada Cantidad de artículos que entraron en el movimiento
Disp. Artículos disponibles en la capa
Salida Cantidad de artículos que salieron en el movimiento
Costo Costo del artículo en el movimiento
Costo Mov. Costo del movimiento
Existencia Existencia hasta el movimiento
Valor Inv. Valor del inventario hasta el movimiento

 

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